Je weet uit de interne ervaring van zowel de Universiteit Groningen als de Hanzehogeschool dat wanneer er in groepsverband gewerkt wordt, alles razendsnel chaotisch wordt. Alle aantekeningen staan op de laptop van één persoon, de onderzoekslinks zijn verdwenen in e-mailconversaties en belangrijke bestanden liggen begraven onder een week aan berichten. In het begin lijkt alles in orde, maar naarmate het project vordert, neemt de wanorde toe.
Waarom groepswerk van studenten zo snel ongeorganiseerd raakt
Groepsprojecten beginnen vaak zonder een degelijk plan voor het beheren van gedeelde documenten. Een paar studenten maken een WhatsApp-groep aan, iemand begint aan een document, een ander stuurt het onderzoeksmateriaal via e-mail en uiteindelijk gaat het gewoon van start.
Rond die tijd was iedereen het erover eens om informeel samen te werken, maar later bleek dat er geen gemeenschappelijk platform was waar de groep het over eens was om het nieuwste werk te kunnen uitvoeren.
Simpel gezegd, de groep had mogelijk te maken met collegeaantekeningen, presentaties, onderzoeksverslagen, spreadsheets en afbeeldingen, evenals meerdere versies van één en dezelfde opdracht. Wanneer studenten op een andere manier werken en hun werk opslaan, wordt het lastig om de exacte informatie terug te vinden.
Dit is vooral belangrijk tijdens een periode waarin beide universiteiten erg druk zijn, een periode waarin veel binnenlandse én internationale studenten samenkomen. Universiteit Groningen en Hanze werken aan verschillende cursussen, hebben verschillende roosters of gebruiken zelfs verschillende apparaten. Iets wat de één vanuit zijn thuiskantoor heel handig vindt, werkt misschien niet voor een collega die wijzigingen wil aanbrengen op zijn tablet op de universiteit of onderweg.
Begin elk project door één gedeelde locatie voor bestanden te creëren.
De eenvoudigste oplossing werkt wonderen: spreek een plek af waar alle materialen bewaard kunnen worden voordat de hoeveelheid werk te groot wordt.
In plaats van afzonderlijke bestanden via chats, e-mails en persoonlijke apparaten te versturen, kunt u beter één centrale plek creëren voor al uw projectdocumenten. Mensen moeten er dan direct van op de hoogte zijn dat de meest recente informatie, notities, concepten, onderzoeken en afgeronde projecten daar te vinden zijn.
Tegenwoordig maken studenten steeds vaker gebruik van cloud opslag zodat hun aantekeningen en groepsprojectbestanden geordend en gemakkelijk toegankelijk zijn voor de teamleden, die vanaf verschillende apparaten verbonden zijn. Een belangrijk punt is om de laptop van één student of een eindeloze stroom chatbijlagen niet als het gezamenlijke archiveringssysteem te beschouwen.
Een eenvoudig mappensysteem kan een verrassend effect hebben. Hier volgen een paar voorbeelden:
- Collegeaantekeningen
- Onderzoek
- Ontwerpen
- Afbeeldingen en bron
- Definitieve inzending
Het enige wat je niet moet doen, is het systeem te ingewikkeld maken. Het is de bedoeling dat iedereen precies weet waar elk document hoort te staan.
Geef uw documenten betekenisvolle namen.
“Final.docx” blijft meestal niet lang de definitieve versie. Hetzelfde geldt voor “Final_New”, “Final_Really_New” of “Final2”. Een eenvoudige naamgevingsconventie minimaliseert verwarring naarmate de deadline nadert.
- Marketingpresentatie_concept_24sept
- Marketingpresentatie beoordeeld op 26 september
- Marketingpresentatie_Eind
Versienummers en de datums waarop documenten zijn gewijzigd, maken het erg gemakkelijk om veranderingen op te sporen. Bovendien is het risico minimaal als u per ongeluk een oud bestand bewerkt dat al lange tijd in bewerking is.
Het is bovendien erg handig als het team een basisafspraak heeft om belangrijke documenten niet zomaar willekeurig te hernoemen.
Doordat iedereen van meet af aan hetzelfde algemene patroon volgt, blijft het project beheersbaar, zelfs wanneer er meer materialen worden toegevoegd.
Toegankelijkheid is belangrijk wanneer iedereen op een andere manier werkt.
Van groepsleden wordt verwacht dat ze op verschillende locaties werken en mogelijk meerdere keren wisselen tussen laptops, tablets en telefoons, op verschillende plekken en tijdstippen, met name voor internationale studenten in Groningen. Zelfs voor degenen die in hetzelfde gebied wonen, kan het door een parttimebaan, colleges en diverse andere verplichtingen lastig zijn om beschikbaar te zijn voor vergaderingen.
Het is dus veel handiger om alle bestanden op één plek te bewaren die voor iedereen toegankelijk is, dan dezelfde bijlagen meerdere keren te delen. Een gedeeld bestandssysteem stelt studenten in staat om het meest recente werk te bekijken zonder te hoeven wachten tot een teamgenoot het opnieuw naar hen stuurt.
Er is echter nog een andere reden, namelijk de omgang met studentengegevens en -dossiers, die veel aandacht verdient. Persoonsgegevens worden in Nederland beschermd door de Wet bescherming persoonsgegevens. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU Het is dan ook logisch om de bescherming van de privacy in acht te nemen bij het opslaan en delen van documenten die persoonlijke gegevens bevatten.
Een beetje organisatie nu betekent minder paniek later.
Niemand begint aan een groepsproject met de verwachting dat hij of zij om middernacht wanhopig oude WhatsApp-berichten moet doorzoeken in de hoop een ontbrekend bestand terug te vinden. Ja, zoiets is al heel wat studentengroepen overkomen die nooit een systeem hadden opgesteld en alles tot het laatste moment hadden uitgesteld.
De oplossingen zijn eigenlijk heel eenvoudig. Je hebt maar één persoon in de groep nodig die verantwoordelijk is voor een gedeelde Google Drive. Maak twee tot drie categorieën aan en klaar! Zorg er ook voor dat de bestandsnamen logisch en gemakkelijk te begrijpen zijn en dat het hele team het eens is over hoe documenten worden opgeslagen en gedeeld.
Aangezien studenten in Groningen hun colleges, opdrachten, online bijeenkomsten, studiegroepen, enzovoort moeten bijwonen, kunnen die paar minuten die je besteedt aan het opzetten van de paper hen een hoop gedoe besparen aan het eind, en zeker bij het inleveren ervan. Je team zal geen problemen ondervinden met het afronden van de paper, omdat iedereen al weet wie welk deel heeft en wie het bestand heeft ingeleverd, zonder verdere vragen zoals “Mag iemand het bestand even hebben?”
