bedrijf-in-beeld

01 okt 2018, 10:10

Tol Secretarie: online administratie-ondersteuner met ‘nait soezen, môr aant waark-mentaliteit’

Tol Secretarie: online administratie-ondersteuner met ‘nait soezen, môr aant waark-mentaliteit’

Sinds 2008 ontzorgt Tol Secretarie het mkb met allerlei administratieve en secretariële taken. “De ondernemer kan zich volledig richten op zijn/haar corebusiness en al het regel– en papierwerk wordt door ons op afstand uitgevoerd. Wat eerder onmogelijk was, is door de digitalisering nu wel mogelijk. Of een bedrijf nu groot is of klein, een ondernemer kan altijd beschikken over een eigen ondersteuner ” vertelt Corine van Dijk-Tol, eigenaar van Tol Secretarie. De rol binnen het bedrijf bepaald wat het takenpakket wordt. Tol Secretarie is vijf dagen in de week voor verschillende bedrijven als herkenbaar secretariaat bereikbaar.

Bereikbaarheid

Tegenwoordig heeft iedereen een smartphone en behoort de rol van de telefoniste tot de verdwenen beroepsgroep. Wordt de telefoon niet opgenomen dan is er altijd nog de voicemail. Onderzoek wijst uit dat een potentiële klant de voicemail negen van de tien keer niet inspreekt. Hoezo optimale bereikbaarheid?! Door de telefoon naar ons door te schakelen wordt de bereikbaarheid gegarandeerd.

Collega op afstand met een personal touch

Tol Secretarie is een online secretariaat en werkt op afstand. “Hierdoor zijn wij – zichtbaar onzichtbaar – binnen het bedrijf. Maar de binding is er niet minder om. Wij vinden het belangrijk dat gastvrijheid ons handelsmerk is en wij laten zien dat wij – ondanks de fysieke afstand – keer op keer dichtbij zijn. De persoonlijke aandacht voor de klant staat bij ons hoog in het vaandel. Echte aandacht – no nonsense – de klant voelt zich gehoord. Dat is de reactie die wij terugkrijgen van onze klanten en daar zijn wij ook trots op.”

Flexibel inzetbaar

Het outsourcen van het secretariaat zorgt ervoor dat er altijd een vaste secretaresse beschikbaar is voor het bedrijf. “In goede afstemming verzorgen wij de telefoon, mail, administratie en al het ander regelwerk binnen het bedrijf. Door het volledig pakket zijn bedrijven verzekerd van een optimale bereikbaarheid. Immers, een bedrijf met een eigen medewerker voor twintig uur op het secretariaat, zit de overige twintig uur zonder. Als secretariaat op afstand zijn wij veertig uur per week beschikbaar maar de teller gaat pas lopen wanneer wij met de werkzaamheden starten. Hierdoor wordt voorkomen dat er betaald wordt voor de ‘loze uren’."

Kwaliteit is doen wat je belooft

“Veel moeilijker wil ik het niet maken” zegt Corine. “Kwaliteit draait om vertrouwen en aangeven wat je kunt waarmaken. Kwaliteit is dat de ondernemer precies weet wat er gebeurt en zich geen zorgen hoeft te maken of het wel goed komt. Wij willen gewoon ons werk goed doen. En zijn pas echt tevreden als de ondernemer ook écht tevreden is. Dan is onze opdracht geslaagd."